テレワーク実施に向けてクラウド型ワークフローシステムを導入するメリット | ジョブマネ

最終更新日 2021.11.24

テレワーク実施に向けてクラウド型ワークフローシステムを導入するメリット

コロナ禍を背景に、多くの企業がテレワークを導入しはじめています。しかしその一方で、いまだにテレワークの導入に踏み込めない企業も存在します。では、テレワークの実施ができる企業とそうでない企業の差は一体どこにあるのでしょうか。実は、そこにワークフローシステムの整備が深く関わっています。

テレワークの導入に踏み込めない企業の多くは、オンラインによるワークフローシステムが整備されていません。これが原因で、多くの社員がコロナ禍においても出社を強制されているのです。

テレワークを速やかに実施するには、ワークフローシステムを導入して業務を効率化する必要があります。ここでは、テレワーク実施に向けて、クラウド型ワークフローシステムを導入するメリットを紹介します。

 

記事の内容

1.テレワーク導入を阻害する「紙の書類」問題


テレワーク導入に踏み込めない企業が抱えるもの、それが「紙の書類」問題です。この章では、申請・承認作業を書面で行なっている企業の問題点を解説します。

出社が必要

申請・承認作業を紙の書類で行なっている場合、押印・署名をする、あるいは押印・署名をもらうためだけに出社する必要があります。申請書の作成だけなら自宅でできますが、申請書の提出・承認のために出社を余儀なくされるため、テレワークが形骸化するのです。

承認状況の確認が困難

申請・承認作業を紙の書類で行なっていると、承認状況の確認が困難です。なぜなら、承認状況を承認者に直接尋ねないかぎり、進捗がわからないからです。申請書の金額が大きくなると、承認者が複数求められるケースも少なくありません。その場合、承認者一人ひとりに進捗を確認する必要があり、進捗を把握するには非常に手間がかかります。また、出張などにより承認者が不在の場合、承認作業が滞ることも珍しくありません。

保管リスクがある

紙の書類を保管するためにはある程度のスペースが必要で、しかもそのスペースは年々広がっていきます。また、保管体制がおざなりな場合、機密書類の盗難・紛失といったリスクが発生する恐れがあります。

 

2.ワークフローシステムとは


先に述べたように、申請・承認作業を紙の書類ベースで行うことにはいくつか問題点がありました。そこで新たに求められるのが、「ワークフローシステム」と呼ばれるものです。ここでは、ワークフローシステムについて解説します。

ワークフローシステムとは、従来は書類で行っていた申請・承認作業をオンラインで一本化するシステムのことです。ワークフローシステムを導入すると申請書類が電子化されるので、オンライン環境があればいつでもどこでも申請・承認・回覧することが可能です。これにより、申請書を提出するために出社する必要がなくなります。つまりワークフローシステムを導入すると、日本の中小企業が抱える書類問題が解消され、政府の推進するテレワークを実現することが可能になのです。

また、申請書類ごとに承認経路を柔軟に設定でき、一度設定したら経路が自動化されるため、承認者の押印や署名をもらうために部署をあちこち移動する手間も削減できます。さらに、入力した内容は自動チェックが入るため、記入ミスや金額の計算違いの発生防止にもつながるでしょう。このように、ワークフローシステムを導入することはテレワークの促進のみならず、業務の負担軽減にも役立つのです。

 

3.2種類のワークフローシステム


前章にて、テレワークに向けてワークフローシステムの導入が必要だという話をしましたが、実はワークフローシステムは「クラウド型」と「オンプレミス型」の2種類が存在します。ここでは、この2種類のワークフローシステムの違いを解説します。

クラウド型ワークフローシステム

クラウド型は、自社でサーバーを用意する必要がないため、契約後にすぐ利用することが可能です。また、運用管理もサービスの提供元が行なってくれるため、専用の人員を回す必要がありません。支払は月額課金制なので導入にまとまった費用も必要なく、低コストでの利用が可能です。

ただし、自社の業務内容・形態に合わせたカスタマイズはできないため、利用に向けて自社で運用ルールをきっちりと定めておく必要があります。

オンプレミス型ワークフローシステム

オンプレミス型は、社内に専用サーバーを設置して運用するため、自社の業務内容に合わせてカスタマイズが可能です。よって、独自性の高い業務を行なっている企業でも問題なく使いこなすことができるでしょう。

その代わり、導入の際に大きなコストがかかります。また、独自にセキュリティ対策を行う必要もあるため、運用にある程度の人員を割かなければなりません。よって、オンプレミス型は人的資源に余裕のある大企業向けのサービスと言えるでしょう。

ワークフローシステムはクラウド型がおすすめ

2種類のシステムの違いから分かるように、中小企業がワークフローシステムを導入する場合、クラウド型をおすすめします。

というのも、中小企業の場合、ワークフローシステムの運用に人員を割く余裕があることは稀だからです。また、クラウド型なら導入・運用ともに低コストで済むのも魅力でしょう。今まで思うように踏み込めなかったテレワークが低コストで実現できると考えれば、費用対効果は高いと言えるのではないでしょうか。

 

4.クラウド型ワークフローシステムを導入するメリット5選


この章では、クラウド型ワークフローシステムを導入することで得られる5つのメリットについて解説します。

業務の効率化

ワークフローシステムを導入すると、最初に承認ルートを自由に設定できます。そして設定した承認ルートは全て自動化されるので、従業員は申請手続きをスムーズに行うことが可能です。

そして従業員が申請手続きを行うと、即座に承認者に通知が行きます。承認画面では一目で承認すべき書類を把握できるため、紙の書類で起こりがちだったチェック漏れもなくなり、承認作業にかかる時間を短縮することが可能です。また、いつでもどこでも作業ができるのも大きなメリットと言えるでしょう。

稟議内容の検索性が向上

ワークフローシステムを導入すると、過去の稟議内容を検索することができます。そのため、以前提出された稟議内容の確認が必要なときも、紙の書類と比べて短時間で確認することが可能です。検索はワークフローシステム上で行うことができるため、稟議内容がメールやチャットといった他のコミュニケーションツールに埋もれるということもありません。

社内ルールの強化

ワークフローシステムの導入は社内ルールの強化につながります。なぜなら、ワークフローシステムで設定した承認ルートは逸脱することが不可能だからです。

一方、申請や承認をアナログ作業で行なった場合、申請者と承認者の間で口約束などが発生することがあります。その結果、承認者を一つ飛ばしにするといったルール破りが発生することがあるのです。これが常態化してしまうと、社内ルールが曖昧になり、秩序が保たれなくなります。

その点、ワークフローシステムなら承認ルートが絶対なので、守るべき社内ルールを社員全員に徹底させることが可能です。

コンプライアンスの強化

ワークフローシステムの導入は、コンプライアンスの強化にもつながります。なぜなら、承認された申請データは改ざんや廃棄ができないからです。よって、不正の防止につながります。

一方、紙の書類では改ざんや廃棄が容易にできてしまうため、コンプライアンスという観点で見ても推奨できません。その意味でも、企業にコンプライアンスの遵守が求められる昨今において、重要書類をデータ化することは自社を守ることにつながるでしょう。

ペーパーレス化

ワークフローシステムを導入することはペーパーレス化にもつながります。なぜなら、書面を発行する必要がなくなるからです。これはエコであると同時に、今まで紙の購入・印刷・発行に費やしていた経費の大幅な削減につながります。また、書類の保管スペースの確保に腐心する必要がなくなるのも嬉しいところです。

 

5.ジョブマネのワークフローシステムでできること


中小企業がテレワークを実現させるためには、クラウド型ワークフローシステムの導入をおすすめします。中でも「ジョブマネ」は、日本の中小企業に徹底的に寄り添って開発されたシステムのため、多くの中小企業にとって使い勝手の良いものとなっているのです。ここでは、ジョブマネのワークフローシステムでできることを解説します。

承認経路を柔軟に設定できる

承認経路は申請書類ごとに最大5名まで承認者を設定できます。また、申請種類は自由に追加できるので、申請書類が増えたり承認者が増えたりしても柔軟に対応可能です。

申請の進捗状況が一目でわかる

申請された内容は一覧表示されるので、承認者は申請された内容を一目で把握でき、チェック漏れを防ぐことができます。また、申請者は稟議状況をリアルタイムで把握できるので、稟議が滞っているときは承認者に直接アプローチすることが可能です。

スマートフォンでも確認できる

ジョブマネはクラウド型なので、インターネットを通じてスマートフォンからでもアクセスすることができます。これにより出先でも申請状況の確認を簡単に行うことが可能です。

 

6.まとめ


ここでは、テレワーク実施に向けてクラウド型ワークフローシステムを導入するメリットについて解説してきました。テレワークを実施するには、紙の書類による申請・承認作業をやめて、ワークフローシステムによるオンライン管理に移行する必要があります。ワークフローシステムの導入は、業務の効率化のみならず、社内ルールやコンプライアンスを強化するなど、企業に大きなメリットをもたらすでしょう。

特にジョブマネならクラウド型のため、ワークフローシステムを含むオールインツールが30日間無料で利用することが可能です。従来の慣習のせいでテレワークの実施に踏み切れないなら、まずはジョブマネを気軽に導入して社内ルールを整備してみてはいかがでしょうか。