請求書を発行する意味や書き方、テレワークで請求書業務を行う方法を解説! | ジョブマネ

最終更新日 2022.03.02

請求書を発行する意味や書き方、テレワークで請求書業務を行う方法を解説!

テレワークを導入するにあたり、あらためて請求書業務を見直そうと考えている方も多いのではないでしょうか。請求書の作成・発行業務は紙文化が根強く、テレワークの推進を阻んでいるのが現状です。

本記事では、請求書を発行する意味や、請求書の書き方を解説するとともに、テレワークで請求書の作成・発行を行う方法と注意点についてご紹介します。

 

記事の内容

1.  請求書を発行する意味 


「請求書」とは、商品やサービスの対価として、取引相手に金銭の支払いを求めるための書類のことです。正確な請求金額を取引相手に伝え、「対価を支払ってください」という意思表示をするために用いられます。取引相手は、受け取った請求書をもとに支払い手続きを進めることになるでしょう。

しかし実は、請求書は法律上必須の書類ではありません。そのため、請求書を取り交わさずに口頭のみで対価の支払いを請求したとしても、請求自体は成立します。

ではなぜ多くのケースで請求書を発行しているのかというと、「会社でルールとして決められているから」という理由のほか、取引相手の支払い漏れを予防したり、税務調査などの際に取引を証明できるようにしたりといったことなどが目的となるでしょう。

また、稀なケースではあるものの、悪意のある取引相手に対しては、請求書を発行することで「何に対する対価をいつ請求したのか」という証拠を残せるメリットがあります。

 

2.  請求書の基本9項目と書き方


請求書は、フォーマットや記載事項なども法律上定められていません。ここでは、請求書に盛り込むべき基本的な項目と、それぞれの書き方について紹介します。

題目

題目は、その書類が何かを知らせるために必要です。請求書であることが一目でわかるように、用紙の上部に大きめの文字で「御請求書」と記載しましょう。
なお、請求書の用紙サイズについて決まりはありませんが、A4サイズを用いるのが一般的です。

宛名(請求先)

宛名には、取引相手の会社名や屋号、個人名などを記載します。住所などそのほかの情報も記載するかどうかは、ケースごとに検討しましょう。例えば、請求書を郵送するケースでは、住所や部署名などまで細かく記載し、封筒の窓から見えるようにして送付することもあります。

また、取引相手が会社の場合は宛名の最後に「御中」、個人の場合は宛名の最後に「様」を付けてください。

発行日(請求日)

いつ請求書を発行したのかがわかるよう、年月日で発行日を記載します。

ただし、発行日によって、取引相手が経費として計上できる月が変わってしまうこともあるため注意が必要です。特に初回の取引の場合は、取引相手に「◯月◯日を発行日として問題ないか」とあらかじめ確認しておくとよいでしょう。

さらに、発行日と併せて通し番号をふっておくと、請求書の管理がしやすくなります。

発行者情報

発行者情報には、請求書を発行した会社名や担当者名、住所、電話番号、FAX番号、メールアドレスなどを記載します。併せて、角印の社判を押すケースが一般的ですが、担当者やその上司の個人印を押印するケースもあることを覚えておきましょう。

押印の位置としては、所定の押印欄がある場合はその位置に、押印欄がない場合は社名等の右側に押すのが基本です。

取引内容

取引内容として、項目(品番・品名など)、数量、単価、金額(小計)、消費税などを記載します。何に対する請求なのかがわかるよう、詳しく記載することが大切です。ただし、サービスの提供についての請求の場合は、数量や単価に分けにくいため「一式」などとまとめて表現することが多いでしょう。

金額について、消費税が内税の場合は「内税」と明記してください。 

請求金額

すべて合計した請求金額を税込みで記載します。取引相手が読みやすいよう、金額には3桁ごとにカンマを入れましょう。

振込先

振込先の情報として、銀行名や支店名、預金種別、口座番号、口座名義(カタカナ)を記載します。より丁寧に記載する場合は、銀行コードと支店コードも書いておきましょう。

支払期限

取引相手にいつまでに請求金額を振り込んでもらうのか、支払いのリミットを記載します。通常は、契約を取り交わす段階で決めておくものです。

振込手数料

トラブル防止のため、備考欄には、振込手数料をどちらが負担するのかを明記します。支払期限と同様に、契約を取り交わす段階で決めておくとよいでしょう。

振込手数料を取引相手が負担する場合は、「振込手数料は御社のご負担でお願いいたします」などと記載してください。

 

3.  請求書の作成・発行をテレワークで行うには


テレワークが広がる一方で、請求書の作成・発行業務はテレワークで行えていないという企業も多いかもしれません。

実際に、一般社団法人日本CFO協会と、一般社団法人日本CHRO協会が実施した「コロナ禍の経理・財務部門、人事部門の実態調査」によると、以下のとおりの結果が判明しました。

  • 緊急事態宣言中の出社状況

→「5割以上が出社」した企業は48%、「100%出社して対応した」企業は10%

  • 緊急事態宣言中に出社した理由

→「紙の書類(請求書、契約書等)の確認や押印」が56%

  • 緊急事態宣言中に紙の書類で苦労したこと

→「請求書が紙で送付されてくる」が60%、「押印作業」が46%

上記結果から、テレワークを実現するためには、請求書を発行する側も受け取る側も、紙文化から脱却することが課題となっていることがわかります。

請求書の作成・発行業務をテレワークで行うためには、クラウド型の専用ツールを活用するのがおすすめです。特に、請求書をはじめ複数の機能が搭載されたツールを導入すれば、経理部門や財務部門のテレワーク推進が可能となるでしょう。

参考:一般社団法人日本CFO協会/一般社団法人日本CHRO協会

  

4.  テレワークでの請求書業務の注意点


テレワークで請求書を作成・発行する際の注意点は、次の3点です。

・送付方法について取引相手に確認をとっておく
・セキュリティ対策を万全にしておく
・押印も忘れずに 

それぞれについて、以下で解説します。

送付方法について取引相手に確認をとっておく

先にご紹介した調査結果からも、郵送で請求書のやりとりをしている企業はいまだに多いことがわかります。

そのような背景を踏まえると、各会社でのルール上、紙の請求書でなければ支払い手続きができないというケースもあり得るでしょう。そのため、電子データでの送付のみで済ませられるかどうかは、あらかじめ取引相手に確認しておく必要があります。

セキュリティ対策を万全にしておく

テレワークで請求書業務を行うために専用のツールを導入する場合、導入前にセキュリティ面を十分確認しておかなければなりません。セキュリティ対策が不十分なツールだと、情報漏えいやデータの消失などのトラブルに巻き込まれる可能性もあります。

ツールはコストだけで判断するのではなく、セキュリティ面も含め慎重に比較検討すべきです。

押印も忘れずに

請求書自体が法律上義務とされているわけではないため、押印ももちろん義務ではありません。しかしこれまでの慣習で、押印がないと正式な請求書として受け付けない企業は多く存在します。

また、税務調査の際や何らかのトラブルが発生した際に、押印がある請求書のほうが証拠として信頼度が高まることもあり、スムーズな取引をするためにも押印はしておくべきといえるでしょう。

テレワークでは、電子印を押印できるツールを導入するのがポイントです。

 

5.  請求書をスムーズに作成・発行するなら「ジョブマネ」


テレワーク環境での請求書作成には、クラウド型オールインワンツールの「ジョブマネ」がおすすめです(※)。

請求書発行機能をはじめとする、操作性の高い合計17の機能が搭載されています。
以下では、請求書発行機能のポイントをご紹介します。

※オールインワンはビジネスプランのみとなっています。

参考:クラウド型グループウェアや案件・顧客管理システムの導入はジョブマネ株式会社

 

【ポイント1】電子角印対応のPDF出力

ジョブマネなら、請求書に電子角印を押印できます。さらに、そのままPDF出力できるため、押印作業の手間がかかりません。

【ポイント2】見積管理と連動し請求書を自動で作成

見積管理機能と請求書発行機能でデータが連動しているため、請求書を自動で作成することも可能です。

加えて、請求書の出力履歴も確認できるため、「請求するのを忘れていた」という事態を防げるでしょう。

【ポイント3】インボイス制度にも対応

ジョブマネの請求書発行機能は「インボイス制度」に対応しています。インボイス制度とは、2023年10月より導入予定の「所定の記載要件を満たした請求書(=適格請求書)を発行・保存する制度」のことです。

消費税の課税事業者(=適格請求書発行事業者)として登録する方は、取引相手へ適格請求書を交付することと、交付した適格請求書の写しを保存することが義務になります。そのため、インボイス制度に対応したツール等を早めに導入しておく必要があるでしょう。

なお、インボイス制度についてのさらに詳しい説明は、「インボイス制度とは?内容や準備すべきことを徹底解説! 」の記事を併せてご覧ください。

請求書発行機能の詳細はこちら 

 

6.  まとめ


請求書は法律上必須の書類ではないものの、会社のルール上、請求書がなければ請求手続きを進められないというケースも多く存在します。また、支払い漏れを予防したり、取引の根拠としたりする意味でも、請求書を発行することは大切です。

請求書の基本項目としては、次の9つが挙げられます。

題目
宛名(請求先)
発行日(請求日)
発行者情報
取引内容
請求金額
振込先
支払期限
振込手数料

さらに、請求書の作成・発行をテレワークで行うには、クラウド型の専用ツールを活用するのがおすすめです。専用ツールを活用すれば、経理部門や財務部門でもスムーズにテレワークを導入できるでしょう。

今回ご紹介したツール「ジョブマネ」では、30日間の無料トライアルを実施しています。
まずは一度試してみてはいかがでしょうか。