電子帳簿保存法とは?2022年改正内容や猶予期間、罰則などの概要を解説! | ジョブマネ

最終更新日 2022.03.18

電子帳簿保存法とは?2022年改正内容や猶予期間、罰則などの概要を解説!

新型コロナウイルス感染症の流行をきっかけに、日本ではデジタル化の遅れなどの課題が浮き彫りになりました。そのような背景を踏まえ、今回、大幅な法改正が行われたのが「電子帳簿保存法」です。

電子帳簿保存法のさまざまな要件が緩和されたことで、多くの企業のデジタル変革推進が期待されます。

本記事では、電子帳簿保存法について、その概要や2022(令和4)年1月1日からの改正内容、対応の猶予期間、罰則などをわかりやすく解説します。

 

記事の内容

1.電子帳簿保存法とは?


そもそも「電子帳簿保存法」とは何か、概要について確認していきましょう。

電子帳簿保存法の概要

「電子帳簿保存法」は、正式には「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」といいます。(「電帳法」と略されることもありますが、本記事では「電子帳簿保存法」と表記します。)

簡単にいうと「帳簿や書類、取引について、電子データでの保存を認める法律」のことです。

電子帳簿保存法は、1988年に施行されてから、時代の変化に応じて何度も法改正が行われてきました。そのような経緯もあり、電子帳簿保存法への対応を検討する企業は徐々に増えてきています。

電子帳簿保存法に対応することは、各業務のペーパーレス化や電子化を促進します。企業としては、業務効率化や紙の書類等を保管するスペースの削減などのメリットが得られるでしょう。

電子帳簿保存法の対象となる書類等

電子帳簿保存法の対象となる書類等は、大きく分けて「税法上保存が義務付けられている帳簿書類(国税関係帳簿書類)」と「電子取引」の2つです。

以下では、それぞれの具体的な書類等の例をまとめていますので、参考にしてください。

国税関係帳簿書類 電子取引
国税関係帳簿 国税関係書類
具体例 仕訳帳

総勘定元帳

現金出納帳

固定資産台帳 など

賃借対照表

損益計算書

棚卸表

見積書

契約書

請求書    など

電子メール

EDI

クラウドサービス など 

(上記の取引内容など)

 

2.電子帳簿保存法で認められている保存方法


電子帳簿保存法で認められている保存方法には、次の3つがあります。

・電子帳簿等保存
・スキャナ保存
・電子取引データ保存 

それぞれの保存方法について、以下で簡単に紹介します。

電子帳簿等保存

「電子帳簿等保存」とは、パソコンで会計ソフトを使用するなどして、電子的に帳簿や書類を作成し、さらにサーバ上もしくはDVD・ハードディスクなどにデータのまま保存する方法です。

(※電子帳簿保存法第4条第1項および第2項)

スキャナ保存

「スキャナ保存」とは、紙で受領・作成した書類をスキャンまたはスマートフォンで撮影するなどして、画像データに変換して保存する方法です。スキャナ保存は、電子データ化する際の改ざんを防止する観点から、システム要件などが定められています。

詳しくは、次章「【2022年1月〜】電子帳簿保存法の改正について」の「タイムスタンプの要件緩和」をご覧ください。

 (※電子帳簿保存法第4条第3項)

電子取引データ保存

「電子取引データ保存」とは、電子メールやクラウドサービスなどを使用し電子的に授受した取引情報について、データとして保存する方法です。

(※電子帳簿保存法第7条)

 

3.【2022年1月~】電子帳簿保存法の改正について


これまでも度々法改正が行われてきた電子帳簿保存法ですが、2022(令和4)年1月1日に施行された改正電子帳簿保存法では、内容が大幅に見直されています。

今回は、法改正内容のうち、特に押さえておくべきポイントや猶予期間などについて解説します。

参考:電子帳簿保存法が改正されました|国税庁 パンフレット

法改正のおもなポイント

2022(令和4)年1月1日に施行された改正電子帳簿保存法のポイントは、次の4点です。

1.税務署長の事前承認制度の廃止
2.
タイムスタンプの要件緩和
3.
適正事務処理要件の廃止
4.電子取引の電子データ保存の義務化

それぞれの内容を確認していきましょう。

税務署長の事前承認制度の廃止

これまでは、国税関係帳簿書類について、電子データ保存・スキャナ保存で対応する場合、事前に税務署長の承認を受ける必要がありました。しかし、法改正後は事前承認を受ける必要がなくなり、いつでも電子データ保存・スキャナ保存を導入することができます。

タイムスタンプの要件緩和

タイムスタンプとは、タイムスタンプの刻印時点でそのデータが存在していたこと、刻印時点以降改ざんなどされていないことを証明するものです。

これまでは、スキャナ保存する場合、受領者が自署したうえで3営業日以内にタイムスタンプを付与しなければなりませんでした。しかし、法改正後は受領者の自署は不要となり、「最長約2か月とおおむね7営業日以内」にタイムスタンプを付与すれば良いことになります。

さらに、電子データの修正・削除の履歴が残る機能を持つクラウドシステムなどを使用すれば、タイムスタンプ自体、付与する必要がなくなります。

適正事務処理要件の廃止

これまでは、不正防止の観点から、電子帳簿保存に関する社内規程を整備することや、定期検査を実施することなどの「適正事務処理要件」がありました。

法改正後は、上記のような適正事務処理要件が廃止されるため、定期検査まで保存しておかなければならなかった書類等の原本は、スキャン等により電子データ化したあと、すぐに破棄できるようになります。

電子取引の電子データ保存の義務化

電子取引の取引情報について、これまではデータを出力して紙で保存することが容認されていました。しかし、2022年1月1日以降に行う電子取引は、電子データで保存することが「義務」となります。

電子取引の取引情報として、以下のようなものが挙げられます。

・電子メールで受領した請求書
・クラウドサービス上で受領した領収書
・インターネット上でダウンロードしたクレジットカードの利用明細
・DVDなどの記録媒体を介して受領した検収書           など

対象となる企業等

電子帳簿保存法は、事業規模にかかわらず、すべての企業(法人)と個人事業主が対象です。 

猶予期間

2022年に入り、すでに改正電子帳簿保存法は施行されていますが、「対応するための準備をまだしていない」という方も多いかもしれません。

そこで気になるのが「猶予期間」です。

改正電子帳簿保存法では、「宥恕(ゆうじょ)措置(=救済措置)」として、2022(令和4)年1月1日から2023(令和5)年12月31日までの2年間は、猶予が認められています。

ただし、宥恕措置の適用を受けるためには、次の2つの要件を満たさなければなりません。

・保存要件に従い保存できなかったことについて、やむを得ない事情があると認められること
・出力書面を適切に保存し、提示または提出できるようにしていること

なお、上記「やむを得ない事情」について、現時点での国税庁の見解は「電子帳簿保存法に対応するシステムの導入や社内ワークフローの整備が済んでいないなど、保存要件に従い保存するための準備が間に合っていない」などといった事情を指します。

参考:電子帳簿保存法取扱通達解説(趣旨説明)|国税庁(P.44)

 

4.罰則規定にも注意が必要


2022(令和4)年1月1日施行の改正電子帳簿保存法では、適用要件が緩和される一方で、罰則規定が強化されています。 なぜなら、税務署長の事前承認制度が廃止されるため、今まで以上に適切な電子保存を担保する必要があるからです。

強化された罰則規定の具体的な内容は、スキャナ保存が行われた国税関係書類の電子データについて、隠ぺいや偽装などがあった場合、申告が漏れていた分へ課される重加算税が10%加重されます(※)。

また、電子取引の電子データ保存が義務化されるため、適切に電子データ保存をしていない場合、青色申告の取り消し処分が課される可能性もあります。意図せず罰則を受けることのないよう注意しましょう。

※2022年1月1日以降に法定申告期限等が到来する国税について適用

 

5.電子帳簿保存法対応のシステムを導入するなら今!


あらためて確認となりますが、今回の法改正により、電子メールやクラウドサービスなどで受領した書類は、電子データで保存しなければならなくなっています。そのため、ほとんどの企業で紙での一元管理は困難になると考えられるでしょう。

一定の猶予期間はあるものの、できるだけ早く電子帳簿保存法に対応したシステムを導入することが望ましいといえます。システムを導入すれば、電子取引の電子データ保存の義務化に対応できるだけでなく、業務全体の効率化や紙の原本保管にかかるコスト・リスクの削減にも寄与します。

これを良い機会と捉え、書類・業務のデジタル化に着手してみてはいかがでしょうか。

 

6.  まとめ


電子帳簿保存法とは、帳簿や書類、取引について、電子データでの保存を認める法律のことです。抜本的な見直しが行われた今回の法改正のおもなポイントを、あらためて確認しましょう。

1.税務署長の事前承認制度の廃止
→いつでも電子データ保存・スキャナ保存を導入可能

2.タイムスタンプの要件緩和
→条件を満たすクラウドシステムなどを使用すればタイムスタンプは不要

3.適正事務処理要件の廃止
→書類等の原本は電子データ化したあとすぐに破棄可能

4.電子取引の電子データ保存の義務化
→電子取引は電子データで保存しなければならない

猶予期間(要件あり)は、2022(令和4)年1月1日から2023(令和5)年12月31日までの2年間です。

なお、弊社が提供するクラウド型業務管理ツール「ジョブマネ」も、改正電子帳簿保存法に今後対応予定です。

ジョブマネには30日間の無料トライアルがあるので、これから電子帳簿保存法に対応しているシステムを導入しようと考えているという方は、まずは機能等を試してみてはいかがでしょうか。